Belegeinsicht bei der Betriebskostenabrechnung

Der Vermieter muss dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege der Betriebskostenabrechnung gewähren (§ 556 Abs. 4 Satz 1 BGB); seit dem 1. Januar 2025 darf er die Belege dafür auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 Satz 2 BGB).

Ort der Einsicht bleibt der Geschäftssitz des Vermieters — Fotokopien schuldet er grundsätzlich nicht, sondern nur dann, wenn dem Mieter die Einsicht dort nicht zugemutet werden kann.

Was sich zum 1. Januar 2025 geändert hat

Bis Ende 2024 stand das Einsichtsrecht des Mieters in keiner mietrechtlichen Vorschrift. Die Gerichte leiteten es aus der allgemeinen Rechenschaftspflicht her: Wer über Einnahmen und Ausgaben abrechnet, muss Belege vorlegen (§ 259 Abs. 1 BGB). Seit dem 1. Januar 2025 steht es ausdrücklich im Gesetz, und zwar mit einer Neuerung für die Praxis — der Vermieter darf die Belege elektronisch bereitstellen.

Diese Erlaubnis gilt in eine Richtung. Der Vermieter darf digital bereitstellen, er muss es nicht, und der Mieter kann es nicht verlangen. Wer weiter den Aktenordner auf den Besprechungstisch legt, erfüllt seine Pflicht genauso. Umgekehrt reicht ein Stapel unsortierter Scans nicht: Auch elektronisch müssen die Belege geordnet und den Positionen der Abrechnung zuordenbar sein, denn sonst kann die Einsicht ihren Zweck nicht erfüllen.

Wo die Einsicht stattfindet

Erfüllungsort ist der Geschäftssitz des Vermieters (§ 269 Abs. 1 BGB), in der Regel also das Büro der Verwaltung. Dorthin darf der Vermieter den Mieter verweisen, und das aus einem guten Grund: Am Tisch lässt sich eine Rückfrage zur Gebäudereinigung in fünf Minuten klären, die schriftlich drei Briefe kostet.

Einen Anspruch auf Fotokopien hat der Mieter deshalb grundsätzlich nicht (BGH, Urteil vom 08.03.2006 – VIII ZR 78/05). Die Ausnahme folgt aus § 242 BGB und greift, wenn ihm die Einsicht vor Ort nicht zugemutet werden kann, etwa weil er weit entfernt wohnt; dann muss der Vermieter die Unterlagen übersenden. Der Gesetzgeber hat diese Rechtsprechung ausdrücklich fortgelten lassen, als er die digitale Bereitstellung erlaubte.

Welche Unterlagen der Mieter sehen darf

Der Umfang ist weiter, als viele Abrechnungsschreiben vermuten lassen:

• Die Rechnungen, und zwar grundsätzlich im Original. Nur wenn der Vermieter von seinen Dienstleistern selbst ausschließlich digitale Belege erhält, sind diese die Originale (BGH, Urteil vom 15.12.2021 – VIII ZR 66/20).
• Die Zahlungsbelege zu den Rechnungen. Das gilt unabhängig davon, ob nach dem Abfluss- oder dem Leistungsprinzip abgerechnet wird (BGH, Urteil vom 09.12.2020 – VIII ZR 118/19).
• Die Einzelverbrauchsdaten der übrigen Nutzer im gemeinsam versorgten Haus. Der Mieter darf prüfen, ob die Summe der Einzelwerte zum Gesamtverbrauch passt; der Datenschutz steht dem nicht entgegen (BGH, Urteil vom 07.02.2018 – VIII ZR 189/17).

Ein besonderes Interesse muss der Mieter für all das nicht darlegen. Das allgemeine Interesse, die Abrechnung zu kontrollieren, genügt. Eine Anfrage mit der Begründung abzulehnen, es sei ja kein Anlass genannt, führt darum nicht weiter.

Was passiert, wenn die Einsicht ausbleibt

Solange der Vermieter ein berechtigtes Einsichtsverlangen nicht erfüllt, muss der Mieter die Nachzahlung nicht leisten (BGH, Urteil vom 07.02.2018 – VIII ZR 189/17). Eine Zahlungsklage wird dann als derzeit unbegründet abgewiesen. Der Anspruch ist nicht weg, aber er ruht, und die Kosten des Verfahrens bleiben beim Vermieter.

Daraus folgt eine einfache Reihenfolge: erst Einsicht gewähren, dann mahnen. Wer den Termin anbietet, die Unterlagen bereitlegt und beides dokumentiert, hält die Nachforderung durchsetzbar.

Beispiel

Die Abrechnung für 2025 geht dem Mieter Ende Mai 2026 zu und weist 480 € Nachzahlung aus. Im Juni verlangt er Einsicht in die Belege der Positionen Heizung und Gebäudereinigung. Die Verwaltung lädt ihn für Anfang Juli ins Büro und legt Rechnungen, Kontoauszüge und die Ableseliste des Messdienstleisters bereit. Sie hätte die Unterlagen auch als geordnetes PDF zum Abruf stellen dürfen. Zahlt der Mieter nach der Einsicht nicht, ist die Nachforderung fällig und einklagbar. Wäre die Einsicht verweigert worden, hätte er die 480 € vorerst zurückhalten dürfen.

Wo die Regel nicht gilt

Bei einer Betriebskostenpauschale gibt es keine Einsicht, weil nicht abgerechnet wird. Auskunft über die tatsächliche Höhe der Kosten schuldet der Vermieter dort nur, wenn konkrete Anhaltspunkte für eine nachträgliche Ermäßigung bestehen (BGH, Urteil vom 16.11.2011 – VIII ZR 106/11).

In der Gewerberaummiete gilt § 556 Abs. 4 BGB nicht: Die Verweisung des § 578 BGB erfasst die Vorschrift nicht, und eine entsprechende Anwendung hat das Oberlandesgericht Schleswig abgelehnt (Urteil vom 18.07.2025 – 12 U 73/24). Der Gewerbemieter kann daher weiter die Originalbelege verlangen; rein digitale Bereitstellung genügt ihm gegenüber nur, soweit der Vermieter die Belege selbst nur elektronisch erhalten hat. Für gemischt genutzte Häuser heißt das: zwei Maßstäbe unter einem Dach.

Die Einsicht verlängert die Rügefrist nicht. Der Mieter muss seine Einwendungen binnen zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben, auch wenn er kurz vor Fristablauf noch Belege sehen will — dazu Die Rügefrist bei Betriebskosten.

Was das für Vermieter heißt

Eine Bitte um Belegeinsicht ist kein Misstrauensvotum, sondern die Gelegenheit, eine Abrechnung zu erklären, bevor daraus ein Streit wird. Wir bereiten die Unterlagen je Position auf und stellen sie über unser Kundenportal bereit, damit unsere Eigentümer die Nachforderung durchsetzbar halten.

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