Abrechnungsfehler in der Betriebskostenabrechnung

Bei Fehlern der Betriebskostenabrechnung entscheidet die Kategorie: Ein formeller Fehler macht die Abrechnung als Ganzes unwirksam, sodass sie die zwölfmonatige Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB nicht wahrt und Nachforderungen danach ausgeschlossen sind — ein materieller Fehler betrifft nur das Ergebnis und kann korrigiert werden.

Formell wirksam ist eine Abrechnung schon, wenn sie die Gesamtkosten zusammenstellt, den Verteilerschlüssel angibt und nötigenfalls erläutert, den Anteil des Mieters berechnet und dessen Vorauszahlungen abzieht.

Die zwei Fehlerkategorien

Die Unterscheidung stammt aus der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs und trägt die gesamte Fehlerlehre der Betriebskostenabrechnung:

• Formelle Fehler betreffen die Mindestanforderungen — fehlt eine, liegt rechtlich gar keine Abrechnung vor. Die Abrechnungsfrist ist dann nicht gewahrt, auch wenn ein Dokument beim Mieter angekommen ist.
• Materielle Fehler betreffen die inhaltliche Richtigkeit: falsche Kostenansätze, nicht umlagefähige Positionen, Rechenfehler, ein falsch angewandter Schlüssel. Die Abrechnung bleibt wirksam und wird berichtigt.

Die Mindestanforderungen sind überschaubar: geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, Angabe und — soweit zum Verständnis nötig — Erläuterung des Verteilerschlüssels, Berechnung des Mieteranteils, Abzug der Vorauszahlungen. Mehr verlangt die formelle Ebene nicht; der Bundesgerichtshof hat sie zuletzt bewusst entschärft und lässt es genügen, wenn der Vermieter die Gesamtkosten einer Kostenart angibt, ohne herausgerechnete Anteile gesondert aufzuschlüsseln (BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15).

Warum die Kategorie über Geld entscheidet

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 3).

Hier schließt sich der Kreis: Geht innerhalb der Frist nur eine formell fehlerhafte Abrechnung zu, ist die Frist versäumt — eine Korrektur nach Fristablauf kann die Nachforderung nicht mehr retten. Ein materieller Fehler dagegen lässt die Fristwahrung unberührt; er wird berichtigt, solange die Frist läuft, und zulasten des Mieters nach Fristablauf grundsätzlich nicht mehr. Das Guthaben des Mieters aus einer korrigierten Abrechnung bleibt davon unberührt.

Beispiel

Der Abrechnungszeitraum endet am 31. Dezember. Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum 31. Dezember des Folgejahres zugehen. Fehlt darin der Verteilerschlüssel für die Grundsteuer und wird das erst im Februar danach nachgeholt, ist die Nachforderung verloren. Steht der Schlüssel drin, ist aber die Gartenpflege doppelt angesetzt, wird der Betrag gestrichen — die übrige Abrechnung bleibt bestehen.

Auch der Mieter hat zwölf Monate

Die Frist wirkt in beide Richtungen: Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Danach ist er mit Einwendungen ausgeschlossen, die er bei zumutbarer Prüfung früher hätte erheben können — etwa gegen die Umlage einer Position, die der Mietvertrag gar nicht vorsieht. Bis dahin kann er Belegeinsicht verlangen (§ 556 Abs. 4 BGB, dazu Belegeinsicht bei der Betriebskostenabrechnung); die Abrechnung selbst muss dafür keine Belege enthalten.

Wo die Regeln nicht gelten

Bei einer Betriebskostenpauschale wird nicht abgerechnet — die Fehlerlehre läuft leer. Im Gewerberaummietrecht gilt § 556 Abs. 3 BGB nicht; dort verjähren Nachforderungen nach den allgemeinen Regeln, und die Fristen sind Vertragssache. Und die Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten folgt zusätzlich der Heizkostenverordnung mit eigenen Kürzungsrechten.

Was das für Vermieter heißt

Die teuersten Fehler sind die formellen, und sie sind zugleich die am leichtesten vermeidbaren — vier Mindestangaben, eine Frist. Wir erstellen die Abrechnungen unserer Eigentümer so, dass beide Fristen dokumentiert gewahrt sind, und prüfen vor dem Versand jede Position gegen Mietvertrag und Umlagefähigkeit.

Sie möchten die Verwaltung Ihrer vermieteten Immobilie abgeben? Wir verwalten Miet- und Gewerbeobjekte in Köln und der Region — vom Mietshaus bis zum Gewerbegrundstück. Zur Mietverwaltung in Köln