WEG-Verwaltung in Köln.
Klar im Auftrag. Fair im Miteinander.
Wir verwalten Wohnungseigentümergemeinschaften im Großraum Köln — kaufmännisch, technisch und mit sicherem Blick auf den rechtlichen Rahmen. Die Gemeinschaft entscheidet, wir bereiten Entscheidungen vor und setzen sie um. Und wir erklären, worüber entschieden wird: verständlich, belegt und rechtzeitig.
Wir setzen auf langfristige Mandate. Nicht, weil ein Vertrag sie erzwingt, sondern weil die Zusammenarbeit für beide Seiten überzeugt. Deshalb ist unser Verwaltervertrag an die Bestellung gekoppelt: Endet das Amt, endet auch der Vertrag — für beide Seiten und ohne Nachlaufzeit.
Unterschiedliche Interessen.
Ein gemeinsamer Weg.
In einer Eigentümergemeinschaft entscheiden Menschen gemeinsam über Geld und über ihr Zuhause — oft über Jahrzehnte und ohne sich diese Gemeinschaft ausgesucht zu haben. Diese Entscheidungen tragfähig zu machen, gehört für uns genauso zur Verwaltung wie die Abrechnung.
Erst verstehen.
Hinter den meisten Konflikten steht ein Anliegen, das noch nicht vollständig gehört wurde. Wir nehmen uns die Zeit, es zu verstehen — auch dann, wenn am Ende anders entschieden wird.
Einen gemeinsamen Weg finden.
Wo Positionen festgefahren sind, moderieren wir das Gespräch und suchen eine Lösung, mit der alle Seiten leben können. Ein Rechtsstreit in der eigenen Gemeinschaft belastet nicht nur die Kasse, sondern auch das Miteinander.
Verständlich vorbereitet.
Beschlussvorlagen, Abrechnungen und Fragen zum rechtlichen Rahmen bereiten wir so auf, dass jeder Eigentümer informiert mitentscheiden kann. Rückfragen sind ausdrücklich erwünscht — sie zeigen uns, wo eine Erklärung noch fehlt.
Mit dem Verwaltungsbeirat arbeiten wir eng und transparent zusammen. Wir informieren ihn frühzeitig über wesentliche Vorgänge, stimmen anstehende Maßnahmen ab und besprechen die Vorbereitung von Eigentümerversammlungen.
Bei kleineren Maßnahmen innerhalb vereinbarter oder beschlossener Freigabegrenzen beziehen wir den Beirat in die Entscheidung ein. Für die Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung stehen Zahlen und Belege digital und ohne Bürotermin zur Verfügung. Und der Beirat muss nicht nachfragen, um mitzubekommen, was läuft: Jeder Vorgang wird in unserem Kundenportal dokumentiert — vom Angebot über die Auftragserteilung bis zur Rechnung. Der Beirat sieht den Bearbeitungsstand dort jederzeit selbst und wird bei den Vorgängen, die die Gemeinschaft betreffen, laufend eingebunden.
Woran Sie uns
messen können.
Eine Verwaltung führt die Konten der Gemeinschaft, beauftragt Leistungen in ihrem Namen und erstellt die Jahresabrechnung. Wer diese Verantwortung übernimmt, sollte offenlegen, wie er abgesichert ist und woran er sich festhalten lässt. Deshalb finden Sie die wesentlichen Grundlagen hier — transparent und nachvollziehbar.
An die Bestellung gekoppelt.
Endet die Bestellung — durch Abberufung oder Amtsniederlegung —, endet damit auch der Verwaltervertrag. Kein Nachlauf, keine Restvergütung für Monate, in denen wir nicht mehr für Sie tätig sind.
Das Gesetz erlaubt die jederzeitige Abberufung des Verwalters und begrenzt das Vertragsende auf höchstens sechs Monate danach. Unsere Vertragsregelung geht darüber hinaus, und zwar bewusst: Ein Mandat soll nicht länger laufen als das Amt. Die Zusammenarbeit ruht auf der Bestellung durch die Gemeinschaft — nicht auf einer Vertragslaufzeit.
Der VDIV-Verwaltervertrag.
Unser Vertrag basiert auf dem Mustervertrag des Verbands der Immobilienverwalter, dem Branchenstandard. Leistungen, Zuständigkeiten und Vergütung sind klar gegliedert und verständlich dargestellt. Ein bekanntes Regelwerk statt einer eigenen Fassung — so lässt sich unser Angebot mit jedem anderen vergleichen, ohne sich in eine neue Systematik einzulesen.
Sonderleistungen sind eindeutig abgegrenzt und werden transparent pauschal oder nach Zeitaufwand abgerechnet — etwa Gerichtstermine, die Begleitung größerer Sanierungen oder außergewöhnliche Zusatzaufgaben.
Offene Fremdgeldkonten.
Kontoinhaber der Giro-, Anlage- und Festgeldkonten ist immer die Eigentümergemeinschaft — nie die Verwaltung. Wir sind verfügungsberechtigt, aber nicht Kontoinhaber.
Jede Kontobewegung ist der Gemeinschaft zugeordnet und durch Belege nachvollziehbar. Der Verwaltungsbeirat kann auf Wunsch einen lesenden Zugang per PIN/TAN erhalten.
Unsere Versicherungen.
Was wir übernehmen.
Der vollständige Umfang der Grundleistungen, gegliedert nach den Bereichen einer Verwaltung. Rechtsstand ist das Wohnungseigentumsgesetz in der Fassung nach dem WEMoG, einschließlich der Änderungen von 2024.
01 Wirtschaftsplan, Abrechnung, Vermögensbericht 6 Leistungen
- Wirtschaftsplan je Wirtschaftsjahr als Gesamt- und Einzelplan je Sonder- und Teileigentum, mit Ausweis der Verteilung je Kosten- und Einnahmeart. § 28 Abs. 1 WEG
- Jahresabrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben, als Gesamt- und Einzelabrechnung je Einheit. § 28 Abs. 2 WEG
- Vermögensbericht mit dem Stand der Erhaltungsrücklage sowie einer Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens. § 28 Abs. 4 WEG
- Belegprüfung und Belegeinsicht — die jährliche Prüfung läuft digital in unserer eigenen Anwendung, jeder Beleg unmittelbar am zugehörigen Sachkonto. Wer die Unterlagen lieber vor Ort durchgeht, vereinbart einen Termin im Büro.
- Steuerbescheinigungen nach § 35a EStG über haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen, für Eigentümer und Mieter.
- Erhaltungsrücklage führen und die Mittel anlegen.
02 Eigentümerversammlung und Beschlüsse 7 Leistungen
- Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung samt Vorbereitung, zu einem zumutbaren Zeitpunkt. § 24 Abs. 1 WEG
- Versammlungsleitung, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt. § 24 Abs. 5 WEG
- Niederschrift über die gefassten Beschlüsse; jede Eigentümerin und jeder Eigentümer erhält eine Kopie an die zuletzt gemeldete Adresse. § 24 Abs. 6 WEG
- Beschluss-Sammlung führen und fortlaufend eintragen — sie ist die Gedächtnisstütze der Gemeinschaft und für jeden Erwerber einsehbar. § 24 Abs. 7 WEG
- Hybride und rein virtuelle Versammlungen technisch und organisatorisch ermöglichen, wenn Ihre Gemeinschaft das beschließt. § 23 Abs. 1 Satz 2, Abs. 1a WEG
- Beschlüsse im Umlaufverfahren vorbereiten und durchführen, wenn eine Entscheidung nicht bis zur nächsten Versammlung warten kann — digital über unser Abstimmungsportal, für Eigentümer ohne E-Mail-Adresse auf dem Postweg. § 23 Abs. 3 WEG
- Beschlüsse umsetzen und den Umsetzungsstand nachhalten.
03 Buchhaltung und Zahlungsverkehr 7 Leistungen
- Getrennte Buchhaltung je Gemeinschaft, kaufmännisch ordnungsgemäß geführt.
- Kontenführung: Hausgeldkonten je Einheit, Einnahmekonten, Ausgabekonten je Kostenart, Rücklagekonten, Konten für Beschäftigte der Gemeinschaft sowie Verrechnungskonten für Versicherungsschäden.
- Offene Fremdgeldkonten bei einer deutschen Bank — Kontoinhaber ist immer die Eigentümergemeinschaft.
- Zahlungsverkehr über die EBICS-Schnittstelle abwickeln.
- Rechnungsprüfung: rechnerische Kontrolle aller Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen sowie der Hauswart- und Münzgeldkassen.
- Hausgeldzahlungen überwachen und Rückstände verfolgen.
- Heizkostenabrechnung: jährliche Ablesung veranlassen, Gesamtkosten an das beauftragte Serviceunternehmen melden und die Einzelkosten in die Abrechnung einbuchen.
04 Erhaltung des Gemeinschaftseigentums 7 Leistungen
- Regelmäßige Begehungen der Wohnanlage gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat, dazu Zwischenprüfungen und Ortstermine.
- Sonderfachleute hinzuziehen, soweit erforderlich und beschlossen — aus einem über Jahrzehnte gewachsenen Kreis von Handwerksunternehmen, Gebäudedienstleistern, Fachplanern und Architekten, Sachverständigen und Fachanwälten.
- Technische Lösungen empfehlen, bei Preisverhandlungen mitwirken und Aufträge für das Gemeinschaftseigentum vergeben.
- Zuständigkeiten klären bei Schäden an der Grenze zwischen Sonder- und Gemeinschaftseigentum.
- Schriftliche Aufträge im Namen und für Rechnung der Gemeinschaft bis zu der im Vertrag vereinbarten Höhe als Geschäft der laufenden Verwaltung; darüber hinaus nach Beschluss.
- Erhaltungsmaßnahmen steuern: Fachplanung und Bauleitung an einen Sonderfachmann vergeben, den Leistungsstand nachhalten und die Rechnungen gegen Angebot und Aufmaß prüfen.
- Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführung und Schlussrechnung — mit Abmahnung bei Verzug.
05 Sicherheit, Notfälle, Prüfpflichten 5 Leistungen
- Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen — Rohrbruch, Brand, Sturmschaden. § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG
- Versicherungsschäden am Gemeinschaftseigentum melden und die Regulierung begleiten.
- Prüfung und Wartung der Sicherheitseinrichtungen veranlassen: Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druckbehälter), Aufzüge samt Noteinrichtungen, Blitzschutz, Lüftungs- und CO₂-Anlagen, Notbeleuchtung, kraftbetätigte Garagentore.
- Brandschutz: Feuerwehrzufahrten und Fluchtwege, Feuerlöscher, Löschwasserleitungen, Brandschutztüren und Rauchabzugsklappen — mit Terminvereinbarung und Abrechnung.
- Schließanlage: Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern veranlassen.
06 Verträge, Hausordnung, allgemeine Verwaltung 4 Leistungen
- Verträge der Gemeinschaft betreuen und die Leistungen der Vertragspartner überwachen — einschließlich der Erklärungen, die für Audio-, Telekommunikations- und Energieversorgungsanlagen nötig sind.
- Hausordnung durchsetzen: gemeldete Verstöße beim verantwortlichen Eigentümer abmahnen, unter Angabe des Beschwerdeführers; bleibt es erfolglos, wird die nächste Versammlung unterrichtet.
- Versicherungsschutz der Gemeinschaft prüfen und verwalten.
- Telefon- und Schriftverkehr mit Eigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten in gemeinschaftlichen Belangen.
Prüfen,
wann es passt.
Die jährliche Belegprüfung ist eine ehrenamtliche Arbeit, die Zeit und Konzentration verlangt. Dafür haben wir eine eigene Anwendung entwickelt: Der Beirat prüft am Bildschirm, wann es in seinen Tag passt, und kann den Vorgang jederzeit unterbrechen und später an derselben Stelle fortsetzen.
Position für Position.
Die Jahresabrechnung wird Position für Position geprüft. Jeder Beleg ist unmittelbar dem jeweiligen Sachkonto zugeordnet und digital einsehbar. Geprüfte Positionen können abgehakt werden; der Bearbeitungsstand bleibt erhalten.
Für unsere Gemeinschaften ist die digitale Belegprüfung ohne zusätzliche Kosten verfügbar.
Direkt am Beleg.
Eine Frage zu einer Rechnung wird dort gestellt, wo sie entsteht — direkt am Beleg oder an der betreffenden Buchung. Die Antwort wird an derselben Stelle dokumentiert und bleibt dauerhaft nachvollziehbar.
Der Beirat ist mitversichert.
Für die ehrenamtliche Tätigkeit ist Ihr Verwaltungsbeirat über uns gegen Vermögensschäden versichert — bis zu 1 Mio. € je Einzelfall.
Häufige Fragen
zur WEG-Verwaltung.
01 Wie lange bindet uns der Verwaltervertrag?
02 Sind Sie zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG?
Grundsätzlich gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Die Bestellung eines nicht zertifizierten Verwalters kann daher angefochten werden. Eine gesetzliche Ausnahme besteht nur bei sehr kleinen Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, wenn ein Eigentümer selbst zum Verwalter bestellt wird und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt (§ 26a Abs. 2 WEG).
03 Können wir unsere Versammlung online abhalten?
04 Wer hat Zugriff auf das Geld der Gemeinschaft?
05 Was kostet die WEG-Verwaltung?
06 Wie läuft der Wechsel zu Ihnen ab?
Angebot anfordern
Nennen Sie uns Objekt, Einheitenzahl und den gewünschten Zeitpunkt. Wir sehen uns die Unterlagen an und melden uns mit einem konkreten Angebot.
Erst informieren
Unser Leitfaden führt durch alle sieben Schritte eines Verwalterwechsels — mit Fristen und Rechtsgrundlagen.
Eigene Wohnung vermieten
Sie besitzen eine Einheit in einer Gemeinschaft und vermieten sie. Die Verwaltung Ihres Sondereigentums ist davon getrennt und einzeln beauftragbar.