Betriebskostenvorauszahlung

Vorauszahlungen für Betriebskosten dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 Satz 2 BGB), und der Vermieter muss über sie spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen — danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, wenn er die Verspätung zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 BGB).

Angepasst werden darf die Vorauszahlung erst nach einer Abrechnung, in Textform und nur auf Grundlage einer auch inhaltlich korrekten Abrechnung (§ 560 Abs. 4 BGB).

Vorauszahlung oder Pauschale?

Betriebskosten können als Pauschale oder als Vorauszahlung vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 Satz 1 BGB). Der Unterschied ist grundlegend: Die Pauschale deckt alles ab, abgerechnet wird nicht — die Vorauszahlung ist ein Abschlag, über den jährlich abzurechnen ist. Nur die Vorauszahlung wird hier behandelt; sie ist in der Wohnraummiete der Regelfall.

Für ihre Höhe zieht das Gesetz eine Grenze: Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 Satz 2 BGB). Angemessen ist, was sich an den zu erwartenden tatsächlichen Kosten orientiert — eine bewusst zu niedrig angesetzte Vorauszahlung macht die Wohnung auf dem Papier günstiger, verlagert das Problem aber in die erste Abrechnung.

Die Zwölf-Monats-Frist

Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen — es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Das Guthaben des Mieters bleibt von der Frist unberührt: Zu viel Gezahltes muss der Vermieter auch nach Fristablauf erstatten.

Spiegelbildlich hat der Mieter für Einwendungen gegen die Abrechnung zwölf Monate ab deren Zugang Zeit (§ 556 Abs. 3 BGB).

Anpassung nach der Abrechnung

Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei die Vorauszahlung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB) — der Vermieter nach einer Nachzahlung nach oben, der Mieter nach einem Guthaben nach unten. Eine E-Mail genügt der Textform.

Die Anpassung trägt aber nur, wenn die zugrunde liegende Abrechnung auch inhaltlich korrekt ist: Kosten, die dem Mieter etwa mangels Vereinbarung gar nicht umgelegt werden dürfen, rechtfertigen keine Erhöhung der Vorauszahlung (BGH, Urteile vom 15.05.2012 – VIII ZR 245/11 und VIII ZR 246/11; Aufgabe der früheren Rechtsprechung, nach der die formelle Ordnungsmäßigkeit genügte).

Beispiel

Der Abrechnungszeitraum endet mit dem Kalenderjahr. Die Abrechnung ergibt eine Nachzahlung von 360 Euro. Der Vermieter kann die monatliche Vorauszahlung per Textform um 30 Euro anheben — ein Zwölftel des Nachzahlungsbetrags ist der übliche Ausgangspunkt der Angemessenheit. Geht dem Mieter die Abrechnung dagegen erst im Februar des übernächsten Jahres zu, ist die Nachforderung selbst verloren, wenn der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat.

Wo die Regel nicht gilt

• Bei der Pauschale gibt es keine Abrechnung und keine Anpassung nach § 560 Abs. 4 BGB; Erhöhungen setzen eine entsprechende Vereinbarung voraus (§ 560 Abs. 1 BGB).
• Heizkosten dürfen wegen der Heizkostenverordnung ohnehin nicht pauschal abgegolten werden — sie sind verbrauchsabhängig abzurechnen.
• Gewerberaum: § 556 Abs. 3 BGB gilt für Wohnraum; im Gewerbe können die Parteien Abrechnungsfristen weitgehend frei regeln.

Warum wir das genau nehmen

Die Zwölf-Monats-Frist verzeiht nichts: Jede verspätete Abrechnung kostet den Vermieter die komplette Nachforderung. Deshalb halten wir die Abrechnungstermine je Objekt nach und passen Vorauszahlungen direkt mit der Abrechnung an — in Textform, nachvollziehbar begründet.

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