Das Versammlungsprotokoll

Über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen, unterschrieben vom Vorsitzenden, einem Wohnungseigentümer und — falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist — dessen Vorsitzendem oder seinem Vertreter (§ 24 Abs. 6 WEG).

Das Protokoll beweist die Beschlüsse, ersetzt sie aber nicht: Wirksam werden Beschlüsse mit der Verkündung in der Versammlung — und die einmonatige Anfechtungsfrist läuft ab der Beschlussfassung, nicht erst ab Zugang des Protokolls (§ 45 WEG).

Was in die Niederschrift gehört

Das Gesetz verlangt eine Niederschrift über die gefassten Beschlüsse — kein Wortprotokoll der Debatte. Bewährt hat sich das Beschlussprotokoll mit: Ort, Datum und Zeit der Versammlung, Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit, je Tagesordnungspunkt der genaue Beschlusstext, das Abstimmungsergebnis (Ja/Nein/Enthaltung) und die Verkündung des Ergebnisses durch den Vorsitzenden. Diskussionsbeiträge gehören nur hinein, soweit sie für das Verständnis eines Beschlusses nötig sind — je schlanker das Protokoll, desto weniger Angriffsfläche.

„Unverzüglich" heißt: ohne schuldhaftes Zögern nach der Versammlung. Eine starre gesetzliche Frist gibt es nicht; wer Wochen verstreichen lässt, gefährdet aber die Funktion des Protokolls — Eigentümer müssen binnen der Anfechtungsfrist beurteilen können, was beschlossen wurde.

Die drei Unterschriften

Die Niederschrift unterschreiben der Vorsitzende der Versammlung — meist der Verwalter —, ein Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitzender oder sein Vertreter (§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG). Fehlende Unterschriften machen die gefassten Beschlüsse nicht unwirksam — das Protokoll ist Beweisurkunde, nicht Wirksamkeitsvoraussetzung. Praktisch wiegt der Mangel trotzdem schwer: Wo die Gemeinschaftsordnung eine „qualifizierte Protokollierung" zur Wirksamkeitsvoraussetzung erhebt, gilt Strengeres, und für den Verwalternachweis braucht es die Unterschriften ohnehin.

Denn hier liegt die zweite Funktion der Niederschrift: Muss die Verwaltereigenschaft durch öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden — etwa gegenüber dem Grundbuchamt —, genügt die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss mit öffentlich beglaubigten Unterschriften der Personen des § 24 Abs. 6 WEG (§ 26 Abs. 4 WEG); die Zusammenhänge erklärt der Eintrag Verwaltervollmacht.

Protokoll und Anfechtungsfrist

Beschlüsse werden mit der Verkündung in der Versammlung wirksam — das Protokoll dokumentiert sie nur. Entsprechend läuft die einmonatige Anfechtungsfrist des § 45 WEG ab der Beschlussfassung, nicht ab Zugang des Protokolls. Für Eigentümer heißt das: Wer einen Beschluss angreifen will, darf nicht auf das Protokoll warten. Für den Verwalter heißt es umgekehrt: Ein zügig versandtes Protokoll ist Service und Streitvermeidung — kein Fristauslöser.

Die Beschluss-Sammlung daneben

Von der Niederschrift zu trennen ist die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG): das fortlaufende Register aller verkündeten Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen, nummeriert, mit Anmerkungen zu Anfechtung und Aufhebung, geführt vom Verwalter (§ 24 Abs. 8 WEG). Jeder Eigentümer kann Einsicht verlangen — und Kaufinteressenten sollten es vor dem Erwerb tun: Die Beschluss-Sammlung ist das Gedächtnis der Gemeinschaft, vom Umlageschlüssel bis zur beschlossenen Sanierung.

Was das für Eigentümer heißt

Ein gutes Protokoll ist kurz, präzise und schnell — es hält Beschlusstext, Ergebnis und Verkündung fest und sonst wenig. Wir versenden die Niederschriften unserer Versammlungen innerhalb weniger Tage, führen die Beschluss-Sammlung fortlaufend und legen beides digital ab, damit Eigentümer und Beirat jederzeit nachlesen können, was gilt.

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