Verwaltervollmacht

Seit dem 01.12.2020 braucht der WEG-Verwalter keine gesonderte Verwaltervollmacht mehr: Er vertritt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer kraft Gesetzes gerichtlich und außergerichtlich (§ 9b Abs. 1 WEG) — der Bestellungsbeschluss ersetzt die Vollmachtsurkunde.

Wo ein förmlicher Nachweis verlangt wird, genügt die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss mit öffentlich beglaubigten Unterschriften (§ 26 Abs. 4 WEG).

Warum es die Vollmacht nicht mehr braucht

Bis zur WEG-Reform gehörte die Verwaltervollmacht zur Grundausstattung: eine von den Eigentümern unterzeichnete Urkunde, mit der der Verwalter sein Handeln nach außen belegen konnte. Muster dafür kursieren bis heute — nötig sind sie seit dem 01.12.2020 nicht mehr. Denn das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) hat die Vertretung in das Gesetz selbst geschrieben: Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten (§ 9b Abs. 1 Satz 1 WEG). Die Vertretungsmacht entsteht mit der Bestellung — der Beschluss der Eigentümerversammlung ist die Vollmacht.

Eine Beschränkung dieser Vertretungsmacht ist Dritten gegenüber unwirksam (§ 9b Abs. 1 Satz 3 WEG). Nur eine Grenze zieht das Gesetz selbst: Einen Grundstückskauf- oder Darlehensvertrag darf der Verwalter nur aufgrund eines Beschlusses der Wohnungseigentümer abschließen.

Der Nachweis: Bestellungsbeschluss statt Vollmachtsurkunde

Verlangt eine Stelle einen förmlichen Nachweis der Verwalterstellung — allen voran das Grundbuchamt, etwa bei der Verwalterzustimmung zur Veräußerung —, genügt nach § 26 Abs. 4 WEG die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG genannten Personen öffentlich beglaubigt sind: der Versammlungsleiter, ein Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitzender oder sein Vertreter.

Zwei Punkte entscheiden in der Praxis über die Verwendbarkeit der Niederschrift: Die Funktion jedes Unterzeichners muss erkennbar sein — die Angabe „Verwaltungsbeirat" allein genügt bei einem mehrköpfigen Beirat nicht (OLG München, Beschluss vom 30.05.2016, 34 Wx 17/16). Und die Niederschrift muss das Abstimmungsergebnis wiedergeben; die bloße Mitteilung, der Beschluss sei gefasst worden, reicht dem Grundbuchamt nicht (KG Berlin, Beschluss vom 01.08.2023, 1 W 380/22).

Was mit alten Vollmachten geschieht

Vor der Reform erteilte Vollmachten verlieren ihren Zweck, sollten aber nicht vergessen werden: Beim Verwalterwechsel gehört die Vollmacht des bisherigen Verwalters zu den Unterlagen, deren Rückgabe die Gemeinschaft einfordern sollte — sonst kursiert eine Urkunde, die nach außen mehr Vertrauen erweckt, als ihr zusteht. Verlangt eine Bank oder Behörde heute noch eine „Verwaltervollmacht", ist die richtige Antwort der Bestellungsbeschluss, bei Bedarf in der beglaubigten Form des § 26 Abs. 4 WEG.

Für die Verwaltungspraxis

Eine gut geführte Beschluss-Sammlung und eine unterschriftsfertige Versammlungsniederschrift ersetzen heute das Vollmachtswesen von früher. Wir lassen die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss bei Bedarf öffentlich beglaubigen und weisen die Funktion der Unterzeichner darin ausdrücklich aus — dann scheitert keine Grundbucheintragung am Formalen.

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