Der Verwaltungsbeirat

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben; Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung soll er vor der Beschlussfassung prüfen und mit seiner Stellungnahme versehen (§ 29 Abs. 2 WEG).

Beiratsmitglieder, die unentgeltlich tätig sind, haften der Gemeinschaft und den übrigen Wohnungseigentümern nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§ 29 Abs. 3 WEG).

Was der Beirat ist — und was nicht

Der Verwaltungsbeirat ist ein Organ der Gemeinschaft, kein Aufsichtsrat und keine zweite Verwaltung. Er hat keine eigene Entscheidungsbefugnis: Er kann weder Aufträge erteilen noch Beschlüsse ersetzen noch dem Verwalter Weisungen geben. Seine Rolle nach § 29 Abs. 2 WEG ist die des Bindeglieds — er unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.

Das klingt schwächer, als es ist. In der Praxis entscheidet die Qualität der Beiratsarbeit häufig darüber, ob eine Versammlung in zwei Stunden zu tragfähigen Beschlüssen kommt oder in Misstrauen versandet.

Zahl und Bestellung

Seit dem 01.12.2020 ist die Zahl der Mitglieder nicht mehr auf drei festgelegt. Die Wohnungseigentümer bestimmen sie durch Beschluss; auch ein Beirat aus einer einzigen Person ist möglich. Bestellt wird durch Mehrheitsbeschluss der Versammlung. Besteht der Beirat aus mehreren Mitgliedern, hat er einen Vorsitzenden und dessen Vertreter (§ 29 Abs. 1 Satz 2 WEG).

Mitglied kann nur ein Wohnungseigentümer sein. Bei mehreren Berechtigten an einer Einheit ist die Bestellung eines von ihnen möglich.

Die Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung

Das ist die konkreteste Aufgabe: Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vor der Beschlussfassung geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG). „Soll“ heißt: Die Prüfung ist der Regelfall, ihr Unterbleiben macht den Beschluss über die Nachschüsse nach § 28 Abs. 2 WEG aber nicht angreifbar.

Was eine belastbare Prüfung leistet:

• Entwicklung der Erhaltungsrücklage — Zuführung wie beschlossen? Entnahmen belegt und beschlossen?
• Vollständigkeit der Kontoauszüge über alle zwölf Monate, je Bankkonto. Eine Lücke ist der häufigste Grund, warum eine Abrechnung nicht stimmen kann.
• Auffällige Abweichungen gegenüber dem Vorjahr, Konto für Konto.
• Vollständigkeit monatlicher Zahlungsserien — elf Verwaltervergütungen in einem Jahr sind ein Fehlerverdacht, kein Sparerfolg.
• Kontierung: Sind Reparaturen versehentlich auf umlagefähigen Konten gelandet?

Haftung — der wichtigste Satz für Beiräte

§ 29 Abs. 3 WEG privilegiert die unentgeltliche Beiratstätigkeit: Wer ohne Vergütung tätig ist, haftet der Gemeinschaft und den übrigen Wohnungseigentümern nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Einfache Fahrlässigkeit — ein übersehener Fehler in der Abrechnung, eine falsche Einschätzung — löst keine Haftung aus.

Die Kehrseite: Wird eine Aufwandsentschädigung gezahlt, die über den Ersatz tatsächlicher Auslagen hinausgeht, kann das Privileg entfallen. Wer eine Vergütung beschließen lässt, sollte das im Blick behalten und den Abschluss einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für den Beirat erwägen; die Kosten sind Verwaltungskosten der Gemeinschaft.

Beispiel

Der Beirat prüft die Jahresabrechnung und übersieht, dass eine Handwerkerrechnung doppelt gebucht ist. Die Versammlung beschließt die Nachschüsse, der Fehler fällt erst zwei Jahre später auf. Eine Haftung des Beirats scheidet aus: Das Übersehen einer Doppelbuchung in einem umfangreichen Zahlenwerk ist allenfalls einfache Fahrlässigkeit. Anders läge es, wenn der Beirat die Prüfung gar nicht vorgenommen, aber eine Stellungnahme abgegeben hätte, er habe geprüft.

Was der Beirat nicht darf

• Keine Aufträge erteilen. Verträge schließt die Gemeinschaft, vertreten durch den Verwalter.
• Keine Entscheidungen übernehmen, die der Versammlung zustehen. Beschlüsse, die Entscheidungskompetenzen auf den Beirat delegieren, sind nichtig, jedenfalls anfechtbar — anders als die Delegation auf den Verwalter.
• Nicht die Gemeinschaft vertreten. Ist kein Verwalter bestellt, wird die Gemeinschaft von allen Wohnungseigentümern gemeinschaftlich vertreten. Der Beiratsvorsitzende kann diese Rolle nicht übernehmen; einen Ersatzzustellungsvertreter gibt es seit dem WEMoG nicht mehr.

Was das für Beiräte heißt

Wer im Beirat mitarbeitet, braucht keine juristische Ausbildung, sondern Zugang zu geordneten Unterlagen und Zeit für Rückfragen. Wir stellen die Prüfungsunterlagen sachkontenweise bereit und legen die Belege je Position dazu, damit die Prüfung an einem Abend zu schaffen ist. Wer wissen will, wie weit die Prüfpflicht bei Vergabeentscheidungen reicht: seit 2026 sind keine drei Vergleichsangebote mehr nötig — siehe Die „Drei-Angebote-Regel“.

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