Die Beschluss-Sammlung

In die Beschluss-Sammlung gehören die in der Versammlung verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum, die schriftlichen Beschlüsse mit Ort und Datum der Verkündung sowie die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten nach § 43 WEG (§ 24 Abs. 7 WEG).

Beschlüsse und Entscheidungen sind fortlaufend einzutragen und zu nummerieren; ist ein Beschluss angefochten oder aufgehoben worden, ist dies anzumerken.

Wozu es sie gibt

Beschlüsse binden auch den, der die Wohnung erst später kauft — und zwar ohne Eintragung im Grundbuch (§ 10 Abs. 3 Satz 2 WEG). Ein Erwerber kann sich also nicht darauf berufen, er habe von einer Regelung nichts gewusst. Damit er sie überhaupt kennen kann, gibt es seit 2007 die Beschluss-Sammlung: den einen Ort, an dem der geltende Beschlussbestand einer Gemeinschaft steht.

Sie ist damit das wichtigste Dokument beim Kauf einer Eigentumswohnung — noch vor der letzten Jahresabrechnung.

Was hineingehört

§ 24 Abs. 7 WEG nennt drei Kategorien:

1. die in der Versammlung verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum,
2. die schriftlichen Beschlüsse — also Umlaufbeschlüsse — mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung,
3. die Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit nach § 43 WEG.

Dazu die formalen Anforderungen: fortlaufend eintragen und nummerieren. Wird ein Beschluss angefochten oder aufgehoben, ist dies anzumerken — die Eintragung selbst bleibt also stehen und wird um den Vermerk ergänzt. Gelöscht werden darf erst, wenn der Beschluss aufgehoben wurde oder die Eintragung aus einem anderen Grund für die Wohnungseigentümer keine Bedeutung mehr hat.

Wer sie führt

Die Beschluss-Sammlung ist vom Verwalter zu führen. Fehlt ein Verwalter, trifft die Pflicht den Vorsitzenden der Wohnungseigentümerversammlung, sofern die Eigentümer nicht jemand anderen bestellt haben (§ 24 Abs. 8 WEG).

Praktisch heißt das: In der verwalterlosen Zeit zwischen zwei Bestellungen bleibt die Pflicht bestehen. Eine unvollständig geführte Sammlung ist ein klassischer Streitpunkt beim Verwalterwechsel — und ein Grund, die Herausgabe der Verwaltungsunterlagen frühzeitig und schriftlich einzufordern.

Einsicht

Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen und damit in die Beschluss-Sammlung verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Kaufinteressenten haben dieses Recht nicht — sie sind auf den Verkäufer angewiesen, der die Einsicht für sie ausüben oder ihnen eine Abschrift beschaffen kann.

Ein Anspruch auf Übersendung von Kopien besteht nach dem Gesetzeswortlaut nicht; in der Praxis stellen wir die Sammlung im Kundenportal bereit, weil das den Einsichtsanspruch ohne Bürotermin erfüllt.

Was ein Fehler bewirkt — und was nicht

Eine fehlende oder fehlerhafte Eintragung macht den Beschluss nicht unwirksam. Die Sammlung ist ein Dokumentationsinstrument, kein Wirksamkeitserfordernis. Sie hat aber zwei scharfe Folgen:

• Der Verwalter haftet. Führt er die Sammlung nicht ordnungsgemäß und entsteht einem Eigentümer oder Erwerber daraus ein Schaden, ist das eine Pflichtverletzung.
• Sie ist ein Abberufungsgrund. Eine über längere Zeit nicht geführte Beschluss-Sammlung gehört zu den Fällen, in denen die Abberufung des Verwalters ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht. Siehe Bestellung und Abberufung des Verwalters.

Beispiel

Eine Gemeinschaft hat 2019 beschlossen, dass Balkone nur mit einheitlichen anthrazitfarbenen Sichtschutzmatten versehen werden dürfen. 2026 kauft jemand eine Wohnung und hängt eine beigefarbene Matte auf. Er beruft sich darauf, davon nichts gewusst zu haben — ohne Erfolg: Der Beschluss wirkt gegen ihn, auch ohne Grundbucheintrag. Hätte er vor dem Kauf die Beschluss-Sammlung gelesen, wäre die Regel dort unter ihrer laufenden Nummer gestanden.

Was das für Beiräte heißt

Einmal im Jahr ein Blick lohnt sich, am besten vor der Versammlung: Sind alle Beschlüsse des Vorjahres eingetragen, einschließlich der Umlaufbeschlüsse? Tragen angefochtene Beschlüsse ihren Vermerk? Und ist die Nummerierung lückenlos? Eine geordnete Sammlung erspart der Gemeinschaft bei jedem Eigentümerwechsel Rückfragen — und beim Verwalterwechsel einen Streit.

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